A. ÁMBITO DE APLICACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:
El Ministerio del Interior, entidad pública del orden nacional, identificada con el NIT 830.114.475-6, domiciliada en la ciudad de Bogotá D.C. en la Carrera 8 No. 7 – 83, en adelante EL RESPONSABLE del tratamiento de sus datos personales, entidad encargada de formular, adoptar, dirigir, coordinar y ejecutar la política pública en materia de gobierno, relaciones políticas, participación ciudadana y derechos humanos. Mediante la presente política pretende regular el tratamiento de los datos personales de los titulares facilitados o por facilitarse de FUNCIONARIOS, CONTRATISTAS, PROVEEDORES, CIUDADANOS y demás datos registrados en la entidad, los cuales se encuentran en bases de datos y archivos propiedad de EL RESPONSABLE.
El Ministerio del Interior cumplirá en todo momento con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales; Ley 1581 de 2012 reglamentada por el Decreto 1377 de 2013 y garantizará el ejercicio de los derechos de habeas data de todos los titulares de datos personales que se encuentren en sus bases de datos y archivos, desarrollará controles y medidas técnicas, legales y organizacionales tendientes a establecer condiciones de seguridad, con el fin de evitar el acceso, pérdida, adulteración y uso fraudulento sobre los datos bajo los cuales ostente la condición de RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
La finalidad de la información obtenida y administrada en nuestras bases de datos se basa en el desarrollo de las funciones legales e institucionales de la entidad alineado con la reglamentación y la normatividad vigente, y la información obtenida es considerada como confidencial.
B. DEFINICIONES:
Con el objetivo de ayudar a determinar de una forma sencilla el significado del vocablo técnico utilizado frecuentemente en materia de protección de datos personales, todo titular de datos personales de los cuales el Ministerio del Interior ostente la calidad de RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, deberá entender los siguientes términos así:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Base De Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Consentimiento del titular: Es una manifestación de la voluntad, informada, libre e inequívoca, a través de la cual el titular de los datos de carácter personal acepta que un tercero utilice su información.
Consultas: Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. El Responsable o Encargado deberán suministrar a éstos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
Datos de carácter personal: Se refiere a la información de las personas naturales (identificadas o identificables), relativa tanto a su identidad, como a su existencia y ocupaciones.
Dato Público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas.
Dato Semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas.
Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación (origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, pertenencia a sindicatos, datos de salud, vida sexual y datos biométricos).
Encargado del tratamiento: Es quien manipula los datos de carácter personal, pero no decide cómo, ni con qué fin. Su trabajo es operativo y se hace con base a las indicaciones e instrucciones del responsable del tratamiento.
Habeas Data: Es el derecho que todo titular de información tiene de conocer, actualizar, rectificar u oponerse a la información concerniente a sus datos personales.
Protección de datos de carácter personal: Es un derecho fundamental que tienen todas las personas naturales.
Reclamo: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión.
Responsable Del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Tratamiento: Cualquier operación o procedimientos físicos o automatizados que permita captar, registrar, reproducir, conservar, organizar, modificar, transmitir los datos de carácter personal.
Titular de los datos personales: Es la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento por parte de un tercero.
C. EJERCICIO DE LOS DERECHOS POR PARTE DEL TITULAR:
El titular podrá ejercer en cualquier momento sus derechos de acceso, rectificación, supresión y prueba de autorización ante EL RESPONSABLE mediante el envío de una notificación por escrito, adjuntando fotocopia de un documento que acredite su identidad, a las direcciones indicadas a continuación:
Correo electrónico: servicioalciudadano@mininterior.gov.co
Sede Principal: Carrera 8 No. 7 – 83, Bogotá D.C.
D. FORMAS DE EJERCER EL DERECHO DE HABEAS DATA:
A nombre propio: Usted como titular de datos personales que se encuentran en bases de datos y archivos del Ministerio del Interior, tendrá derecho a conocer, actualizar, acceder, rectificar, suprimir, solicitar prueba de autorización otorgada y ser informado respecto del uso de sus datos.
Ejercicio del derecho a través de apoderado: Este derecho puede ejercerse por el interesado debidamente identificado o por el apoderado del titular de la información personal (se debe adjuntar copia del poder con la solicitud).
Ejercicio del derecho de menores de edad: Los menores de edad deberán ejercer su derecho de habeas data a través de quien acredite su representación legal.
E. PROCEDIMIENTO DE CONSULTA Y RECLAMO:
Los titulares de la información que deseen realizar consultas deberán tener en cuenta que el Ministerio del Interior, como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO, suministrará a dichas personas toda la información contenida en el registro individual. La consulta se formulará a través de los canales habilitados en el numeral C y será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, que en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Procedimiento de reclamo:
El Titular que considere que la información contenida en una base de datos del Ministerio del Interior debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, podrá presentar un reclamo el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
El reclamo se formulará mediante solicitud con la identificación del titular, la descripción de los hechos y la dirección, acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane las fallas. Transcurridos dos meses sin respuesta, se entenderá desistido el reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos días hábiles.
Una vez recibido el reclamo completo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite”.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles. Cuando no fuere posible, se informará al interesado los motivos y la fecha de atención, la cual no superará los ocho (8) días hábiles siguientes.
F. PRINCIPIOS RECTORES DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES:
El Ministerio del Interior se encuentra comprometido en mantener la libertad, integridad, transparencia, confidencialidad, veracidad y disponibilidad de los datos personales de los FUNCIONARIOS, CONTRATISTAS, PROVEEDORES, CIUDADANOS y cualquier otra persona natural que mantenga sus datos en nuestras bases de datos. El Ministerio garantiza la aplicación de los siguientes principios (Ley 1581):
LEGALIDAD: El Ministerio cumplirá de forma obligatoria lo establecido en la Ley 1581.
FINALIDAD: El Ministerio aplicará tratamiento obedeciendo siempre a una finalidad legítima institucional.
LIBERTAD: El Ministerio sólo tratará los datos personales cuando cuente con el consentimiento previo, expreso e informado.
VERACIDAD O CALIDAD: Los datos personales deberán ser veraces, completos, exactos y actualizados.
TRANSPARENCIA: Se garantizará al titular, en cualquier momento, la obtención de información acerca de la existencia de sus datos.
ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: Los datos personales no podrán encontrarse disponibles en Internet u otros medios de comunicación masiva, excepto que el acceso sea técnicamente controlable.
SEGURIDAD: La información se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros.
CONFIDENCIALIDAD: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información.
G. CONSENTIMIENTO Y REVOCATORIA:
El Ministerio del Interior informa que, mediante la autorización libre, previa, expresa e informada, usted como titular de datos personales autoriza que sus datos sean captados, almacenados, transmitidos, usados y circulados conforme a las finalidades institucionales.
Cualquier titular podrá en cualquier momento revocar su consentimiento, siempre que sea legal y/o contractualmente permitido, mediante el envío de una solicitud a través de los canales del numeral C.
H. DEBERES DEL MINISTERIO DEL INTERIOR COMO RESPONSABLE:
El Ministerio del Interior deberá cumplir los siguientes deberes:
Garantizar al Titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización.
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias.
Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta y actualizada.
Tramitar las consultas y reclamos formulados.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
I. DATOS PERSONALES DE CARÁCTER SENSIBLE:
El tratamiento de datos personales de niños y niñas que aplique el Ministerio del Interior se llevará a cabo respetando siempre su interés superior y sus derechos fundamentales, considerando su madurez, autonomía y capacidad para entender el fin del tratamiento.
Los titulares de datos personales no se encuentran obligados a autorizar el tratamiento de sus datos sensibles; sin embargo, en los casos que sean necesarios para la gestión institucional, el Ministerio del Interior deberá obtener el consentimiento explícito y velar por la implementación de medidas de seguridad reforzadas.
CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:
El Ministerio del Interior informa que cualquier cambio en los procedimientos y políticas de privacidad será informado a través de su publicación en el sitio Web oficial https://www.mininterior.gov.co, con el fin de mantener a todos los titulares actualizados.
VIGENCIA:
La presente Política y Procedimientos están en vigencia indefinidamente hasta la expedición de otras normativas o un cambio sustancial de las mismas dictado por la entidad.